Le choix d’un logiciel de caisse dépend de nombreux critères. Les recommandations et les enjeux sont différents pour un commerçant qui gère un seul point de vente, et un franchiseur qui doit piloter une chaîne de restauration avec plusieurs sites.
En tant que franchiseur, vous avez des besoins spécifiques qui doivent être pris en compte lorsque vous optez pour une solution de gestion de caisse.
Dans cet article, nous vous présentons les atouts d’un logiciel de caisse franchisé et les caractéristiques indispensables qu’il doit intégrer pour répondre à vos problématiques « métier ».
Pourquoi utiliser un logiciel de caisse adapté aux restaurants franchisés ?
Les logiciels de caisse ou de gestion sont essentiels dans une chaîne de restaurants en franchise. Ils permettent de piloter et animer le réseau, ils jouent ainsi un rôle clé dans les performances de l’enseigne.
La gestion d’un restaurant multi-site ou de toute autre franchise implique une organisation particulière. En choisissant un logiciel adapté à vos besoins spécifiques, vous bénéficiez de plusieurs avantages.
Piloter votre franchise depuis un point unique
Vous ne pouvez pas être partout à la fois, vous avez besoin d’obtenir simplement et rapidement les données de chaque point de vente.
Grâce à un logiciel adapté et un back-office bien pensé, vous remontez sur un tableau de bord unique toutes les informations financières et statistiques dont vous avez besoin pour piloter votre franchise.
Sur un seul écran, un seul compte, vous avez accès à toutes vos données, comme le chiffre d’affaires, les données clients, le panier moyen, l’état des stocks…
Unifier la base de données produits
Une bonne gestion des bases de données est essentielle pour obtenir des informations fiables et prendre des décisions pertinentes.
En utilisant un logiciel de caisse ou de gestion, tous les produits ou références sont identifiés de la même manière dans chaque point de vente, tout comme les prestations et informations de caisse. La gestion est simplifiée, vous gagnez en clarté, vous avez toutes les clés en main pour comparer, analyser et optimiser ce qui doit l’être.
Gérer les stocks
Vous avez une vision globale de l’ensemble de vos boutiques, mais aussi le détail de chaque magasin ou restaurant. L’administration étant centralisée et simplifiée, vous gérez mieux les stocks, les inventaires et les livraisons.
Vous évitez les dépenses inutiles, les pertes de produits, les pénuries et les stocks dormants : autant d’éléments qui ont un fort impact dans la gestion de vos restaurants et votre chiffre d’affaires.
Un meilleur suivi de vos ratios, de vos marges
Il est important d’avoir un suivi détaillé des opérations de chaque restaurant de la franchise. Cela vous permettra de suivre les performances globales de votre franchise, mais également les résultats de chaque restaurant.
Les logiciels de caisse peuvent ainsi inclure un dashboard (tableau de bord) et un outil de reporting en temps réel de vos multiples points de ventes.
Vous pourrez identifier les meilleurs produits et les meilleures marges réalisées. Vous saurez où concentrer vos efforts pour optimiser vos performances, mais aussi quelles sont les opportunités stratégiques à saisir.
Simplifier la comptabilité
Avec un logiciel de caisse performant, toutes les données viennent à vous. Il n’est plus nécessaire de remonter les différentes données depuis chaque restaurant en franchise, puis de croiser toutes les informations pour procéder à votre comptabilité.
Toutes les informations indispensables sont centralisées directement dans une base de données unique. Vous gagnez du temps, vous avez une meilleure vision de vos sorties et rentrées d’argent globales. Cela facilite la comptabilité de votre franchise.
Augmenter la satisfaction client
Les logiciels de caisse sont très utiles pour avoir un meilleur suivi des commandes et achats des clients : vous avez accès à toutes les données utiles pour comprendre leurs besoins et vous adapter.
Vous répondez mieux aux nouveaux modes de consommation et vous pouvez mettre en place des offres promotionnelles attractives. Ces logiciels peuvent également être utiles dans le cadre de votre programme de fidélité, si votre enseigne propose cette option.
Quelles sont les caractéristiques que doit avoir un logiciel de caisse d’un restaurant franchisé ?
Tous les logiciels de caisse ne se valent pas. Dans le cadre d’une franchise, vous devez être particulièrement attentif à choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins et qui assure les meilleures performances.
Voici plusieurs critères indispensables ou recommandés que doit présenter un logiciel de caisse réellement efficace.
Collecter et trier les données issues d’un ensemble de points de vente
Vous pourrez ainsi centraliser au sein d’un seul tableau de bord toutes les informations dont vous avez besoin pour piloter votre activité.
Avant de choisir votre logiciel, assurez-vous des informations qu’il permet concrètement de collecter, comment, et à quelle fréquence. Il doit vous garantir une vue d’ensemble, précise et détaillée, de votre réseau de franchise.
Permettre le pilotage à distance
En tant que franchiseur, vous ne pouvez pas vous rendre dans chaque point de vente pour obtenir les données sur chaque logiciel de caisse.
De même, vous pouvez être amené à vous déplacer loin de votre restaurant propre, ou à devoir accéder à des informations clés à tout moment.
Le pilotage à distance est une option essentielle à considérer. Où que vous vous trouviez, à n’importe quel moment, vous avez ainsi accès à toutes les données utiles.
Vous pouvez, par exemple, accéder à vos fiches techniques, vos menus, vos promotions, vos catalogues de produits de livraison… et les modifier à votre guise, depuis un seul back-office. Vous gagnez en efficacité et en réactivité pour piloter au mieux votre activité et prendre des décisions.
Améliorer la gestion des points de vente
Différentes fonctionnalités peuvent s’avérer utiles selon vos besoins (programme de fidélité, animation commerciale…). Un logiciel de caisse efficace doit vous simplifier la vie et répondre au mieux à vos attentes.
Assurez-vous que le logiciel de gestion de caisse sélectionné a donc été pensé dès le départ pour la restauration multisite et dispose ainsi de toutes les fonctionnalités indispensables pour gérer votre réseau.
Si une solution de caisse est connue pour équiper essentiellement des indépendants, il y a de grande chance que la gestion de multiples points de vente ne sera pas fluide.
Pensez également à vérifier les fonctionnalités pratiques proposées et leur fonctionnement : logiciel de vente, caisse enregistreuse, caisse tactile…
Permettre de programmer des promotions
En seulement quelques instants, vous pouvez programmer des promotions sur un seul point de vente ou sur l’ensemble de votre réseau. C’est un gain de temps appréciable.
Cela vous offre également plus de réactivité lorsque vous avez besoin d’écouler des marchandises particulières au plus vite : vous programmez une promotion immédiate et vous incitez ainsi vos clients à commander en priorité les plats concernés.
Faciliter la gestion des livraisons et commandes
La gestion des stocks représente un point central dans l’organisation d’un restaurant ou d’une chaîne. Des livraisons mal gérées entraînent des pénuries de produits ou à l’inverse des aliments périssables en trop grand nombre qu’il faudra ensuite écouler.
Votre logiciel de gestion de caisse doit vous permettre de gérer au mieux les livraisons et commandes dans des points de vente précis mais aussi et surtout pour l’ensemble des restaurants.
Être simple à prendre en main
Votre logiciel de caisse va devenir votre meilleur allié pour monitorer votre franchise. Vous devez le maîtriser pleinement, connaître ses diverses fonctionnalités et savoir comment les exploiter au mieux.
Un logiciel performant implique bien souvent de nombreux paramétrages à effectuer et fonctionnalités à comprendre.
Assurez-vous que vous pourrez tester le logiciel avant de l’acheter pour vous assurer que vous aurez toutes les clés en main afin de vérifier qu’il convient à vos besoins et que vous saurez vous en servir.
Certains éditeurs proposent des guides d’utilisation complets, des vidéos tutos, pour faciliter la prise en main, voire des formations en ligne ou en présentiel.
Ne négligez pas ces aspects, car un logiciel trop complexe ou dont vous ne comprenez pas les subtilités ne pourra pas vous apporter les bénéfices attendus.
Disposer d’un accompagnement
Le tarif et les fonctionnalités sont des éléments à prendre en compte dans le choix d’un logiciel, mais il en est un autre qui est tout aussi important : la présence d’un support et/ou d'un service client en ligne ou téléphonique.
Sa fiabilité est déterminante : privilégiez un éditeur disposant d’un centre d’aide basé en France, avec des horaires de disponibilité et des canaux de communication qui vous permettent un contact facile.
Dans une franchise, plusieurs personnes vont être amenées à utiliser les logiciels de caisse, parmi lesquelles certaines peuvent être débutantes, mal à l’aise avec les nouvelles technologies ou même réfractaires au digital ou au changement opérationnel.
Il est crucial qu’ils puissent se tourner vers un support performant et facilement accessible en cas de besoin.
Centraliser les fonctionnalités et les outils dans un seul écran
Il faut une caisse ouverte (avec API) et flexible afin d’être en mesure de la connecter aux outils informatiques de la franchise. Votre logiciel doit pouvoir s’intégrer avec tous vos outils déjà utilisés en interne et non l’inverse.
Centraliser les commandes externes
Une majorité de franchises proposent le click and collect, les commandes via les plateformes de livraison (Deliveroo, Uber Eats, Just Eat…) et même le street picking.
L’idée est de multiplier les canaux de commande et de distribution sans multiplier les outils et les écrans… La solution de caisse doit avoir été pensée pour répondre à ce besoin.
De nombreux paramètres doivent être pris en compte lorsque vous choisissez votre logiciel de caisse. Vous avez deux options principales : la première est d’opter pour une multitude d’outils et/ou de logiciels qui auront chacun une fonction précise.
Cette solution peut paraître avantageuse, mais elle implique que chacun de ces outils se connecte parfaitement avec les autres, ce qui, en réalité, est rarement le cas.
Votre seconde option est de vous tourner vers une solution de caisse et d’encaissement intégrée (avec les fonctionnalités intégrées directement dans la caisse) et ouverte pour se connecter facilement à d’autres outils si besoin.
Envisagez toutes les solutions pour trouver celle qui répond le mieux à vos besoins, qui vous permettra un meilleur pilotage de votre franchise et qui se révélera la plus intéressante à court, moyen et long terme.
