Ce qu'il faut savoir sur la certification LNE / NF525 en restauration.

Cette certification s’applique à tous les commerçants assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel de caisse pour enregistrer des paiements, que ce soit dans le commerce de détail, les services ou la restauration. L’objectif est clair : empêcher toute possibilité de suppression ou d’altération des tickets, des encaissements ou des ventes, qui permettrait de dissimuler une partie du chiffre d’affaires et donc de frauder le fisc.

Depuis l’entrée en vigueur de cette obligation, les éditeurs de logiciels de caisse comme Zelty ont dû adapter leurs solutions pour proposer des outils conformes à la norme NF525 pour les logiciels de caisse. Les restaurateurs, eux, doivent s’assurer que leur caisse enregistreuse ou logiciel d’encaissement est bien certifié, et qu’ils disposent du certificat ou de l’attestation à présenter en cas de contrôle fiscal.

Cette réforme a profondément modifié le paysage des systèmes d’encaissement en France. Elle a aussi mis en lumière l’importance d’une bonne gestion des informations, de la sécurisation des transactions, et de l’archivage des informations. Dans un secteur aussi dynamique et réglementé que la restauration, être bien équipé et conforme est non seulement une obligation, mais aussi un véritable atout concurrentiel.

Qu’est-ce que la certification NF525 ?

C'est une norme française encadrant les logiciels de caisse utilisés dans les commerces, notamment dans la restauration. Elle garantit que le logiciel ou système d'encaissement respecte quatre grands principes :

1. Inaltérabilité des données : les informations liées à chaque encaissement ne peuvent être modifiées ou supprimées sans trace.

2. Sécurisation : les données clients et de paiement sont stockées de manière à prévenir toute tentative de fraude.

3. Stockage : les données sont conservées sur une période légale (six ans) et peuvent être transmises en cas de contrôle fiscal.

4. Archivage : les données doivent pouvoir être archivées dans un format structuré pour une lecture et un export faciles.

La certification est délivrée par un organisme accrédité comme l’AFNOR ou le LNE, et implique la remise d’un certificat NF525 ou d'une attestation de conformité à l’éditeur du logiciel.

Cette réglementation s’applique quel que soit le type de structure, qu’il s’agisse d’une petite entreprise familiale, d’un commerce indépendant ou d’une chaîne de restauration. Même les commerçants itinérants, les food trucks ou les exploitants de points de vente éphémères sont tenus d’utiliser un logiciel de caisse certifié. Aucun acteur n’échappe à cette exigence dès lors qu’il effectue des opérations d’encaissement auprès de clients particuliers.

Outre l’amende, un contrôle fiscal peut également entraîner un redressement si des anomalies sont détectées dans l’enregistrement ou la conservation des données d’encaissement. Il est donc essentiel d’anticiper ces risques en s’équipant d’un système conforme, de bien vérifier la validité du certificat NF525, et de pouvoir en justifier à tout moment en cas de demande des autorités.

Les dates clés de la certification des logiciels de caisse

La certification des logiciels de caisse ne date pas d’hier. Elle s’inscrit dans une volonté progressive de l’État français de lutter contre la fraude à la TVA et de sécuriser les données commerciales. Voici les étapes clés qui ont structuré ce cadre réglementaire :

• 2016 – Fondement légal : l’article 88 de la loi de finances pour 2016 introduit l’obligation, pour les professionnels assujettis à la TVA utilisant un logiciel ou un système de caisse, de garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. Objectif : lutter contre la dissimulation de recettes.

• 1er janvier 2018 – Entrée en vigueur de l’obligation : tous les commerçants et restaurateurs concernés doivent désormais utiliser un logiciel de caisse conforme. Deux preuves de conformité sont alors acceptées :

  1. Une attestation individuelle délivrée par l’éditeur du logiciel,

  2. Ou une certification par un organisme accrédité (AFNOR, LNE) selon la norme NF525.

• 2023–2024 – Renforcement annoncé : face aux limites de l’auto-attestation et aux pratiques encore permissives, l’administration fiscale engage des consultations pour renforcer la réglementation. L’objectif est de généraliser la certification tierce.

• 14 février 2025 – Adoption de la réforme : la loi de finances 2025 acte la fin des attestations éditeurs comme preuve suffisante de conformité. Elle impose un calendrier de transition vers une certification officielle obligatoire.

• 1er septembre 2025 – Fin de validité des attestations seules : dès cette date, seuls les logiciels déjà engagés dans une démarche de certification (avec contrat ou commande signée avant le 31 août 2025) sont encore autorisés temporairement.

• 1er mars 2026 – Date butoir : à partir de cette date, seul un certificat officiel de conformité NF525 délivré par un organisme accrédité sera accepté lors des contrôles fiscaux. Aucune autre preuve ne sera jugée recevable.

Les exigences techniques de la norme NF525

La norme NF525 impose une série rigoureuse de fonctionnalités obligatoires aux logiciels de caisse enregistreuse afin de lutter contre la fraude fiscale et d’assurer la transparence des transactions. Ces exigences visent à garantir l'intégrité, la sécurité, la traçabilité et l'archivage des données enregistrées.

Parmi ces fonctionnalités, on retrouve :

• La traçabilité complète de toutes les opérations réalisées via le logiciel : ventes, annulations, remises, remboursements... Chaque action doit être enregistrée de manière indélébile, avec l’identification précise de l’utilisateur, la date, l’heure et le motif de la modification si applicable.

• L’horodatage automatique des encaissements, qui permet de figer dans le temps chaque transaction et d’éviter toute manipulation postérieure non autorisée.

• Le verrouillage journalier de la caisse, qui interdit toute modification ou ajout une fois la journée clôturée. Ce verrouillage garantit la cohérence des infos comptables et fiscales, et empêche toute tentative de modification a posteriori.

• L’export des données fiscales sous un format sécurisé, lisible par l’administration fiscale en cas de contrôle. Ces exports doivent respecter une structure spécifique définie par la DGFiP (Direction générale des Finances publiques), permettant une vérification rapide de la régularité des opérations.

• La conservation des données pendant au moins six ans, conformément aux obligations fiscales en vigueur. Les données doivent rester accessibles, lisibles et sécurisées pendant toute cette durée, y compris en cas de changement de matériel ou de logiciel.

En respectant ces critères, un logiciel de caisse certifié NF525 garantit non seulement la conformité légale de l’établissement, mais aussi la fiabilité de son système d’encaissement et la protection de ses données sensibles. Cela renforce la crédibilité du commerçant face à l’administration et favorise une gestion saine et professionnelle de son activité.

Au delà de l'aspect technique, un logiciel de caisse enregistreuse certifié NF525 apporte de nombreux avantages aux restaurateurs, notamment pour :

• Gérer les ventes et encaissements au point de vente.

• Suivre la gestion de caisse en temps réel.

• Simplifier la gestion comptable.

• Éviter les risques de sanction.

• Gagner du temps sur l’administration.

• Répondre aux exigences légales françaises.

• Offrir un service de meilleure qualité aux clients.

Comment savoir si son logiciel de caisse est certifié NF525 ?

Il est impératif de demander à votre éditeur de logiciel une attestation ou un certificat NF525. Ce document officiel doit mentionner :

• Le nom du logiciel ou de l’application.

• Le nom de l’éditeur.

• Le numéro de d'attestation

• L’organisme certificateur (AFNOR, LNE...).

• La date de délivrance.

Certaines entreprises affichent également le logo “certifié NF525 par l’AFNOR” ou “certifié LNE” sur leur documentation commerciale.

En effet, deux principaux organismes sont habilités à délivrer la certification NF525 :

• L’AFNOR Certification (Association Française de Normalisation) : un organisme français indépendant chargé d’évaluer la conformité des logiciels de caisse à la norme.

• Le LNE : laboratoire d'État reconnu qui propose également des audits et certifications NF525.

Pour obtenir la certification, un éditeur de logiciel doit soumettre son produit à un audit technique approfondi, qui vérifie notamment la traçabilité des transactions, la sécurisation des infos client, les fonctionnalités du logiciel, l’archivage et l’exportabilité.

À savoir, INFOCERT est une autre entité reconnue qui évalue la conformité des logiciels de caisse. Bien qu’elle ne délivre pas directement la certification NF525, elle offre une solution de certification technique basée sur les mêmes exigences, ce qui rassure les commerçants sur la sécurisation et la conservation de leurs données.

Les différents types de logiciels de caisse qui peuvent être certifiés sont les :

• Logiciels sur caisse tactile ou tablette Android.

• Applications mobiles.

• Systèmes intégrés de caisse.

• Solutions cloud ou SaaS.

• Caisse enregistreuse traditionnelle équipée d’un module de sécurisation.

Quel que soit le format, l’essentiel est qu’il respecte la norme NF525 pour les logiciels de caisse, car à mesure que le secteur de la restauration évolue vers le digital (commandes en ligne, paiement sans contact, click & collect), il est crucial que les systèmes de caisse suivent cette transformation tout en garantissant la sécurité fiscale.

La réforme de 2025 : fin des attestations éditeurs

Jusqu’à récemment, deux preuves de conformité étaient admises : une certification NF525 délivrée par un organisme accrédité, ou une attestation individuelle de conformité délivrée par l’éditeur du logiciel. Mais cela a changé.

La loi de finances du 14 février 2025 met fin à cette dualité. Elle acte la disparition progressive des attestations éditeurs, jugées insuffisamment fiables.

Nouvelles échéances à retenir :

• 1er septembre 2025 : les attestations d’éditeurs ne sont plus considérées comme des justificatifs valables, sauf si le logiciel a déjà entamé une démarche de certification (preuve contractuelle à l’appui).

• 1er mars 2026 : seule une certification officielle délivrée par un organisme accrédité (AFNOR, LNE) sera recevable lors d’un contrôle fiscal.

Cette évolution marque un tournant décisif pour les restaurateurs, qui doivent impérativement s’assurer que leur logiciel de caisse est en règle selon le nouveau cadre légal.

Exigences techniques : ce que doit garantir un logiciel certifié

Pour être certifié NF525, un logiciel de caisse doit intégrer :

• Une traçabilité complète de toutes les opérations (ventes, remboursements, remises…).

• Un horodatage automatique de chaque encaissement.

• Un verrouillage journalier empêchant toute modification des données clôturées.

• Un export sécurisé conforme aux exigences de la DGFiP.

• Un stockage sécurisé et accessible pendant 6 ans.

L’ensemble de ces garanties assure aux restaurateurs une conformité légale, mais aussi une gestion plus fiable de leur activité.

Conclusion : un outil stratégique, pas seulement une contrainte

La certification NF525 n’est pas seulement un cadre fiscal contraignant, c’est aussi une opportunité de structuration et de professionnalisation pour les restaurateurs. Elle garantit un système de caisse moderne, fiable, sécurisé, évolutif et compatible avec les pratiques du secteur (click & collect, paiement mobile, gestion multi-canaux…).

Dans un contexte où la digitalisation et la réglementation progressent de pair, investir dans un logiciel certifié NF525 devient une évidence pour toute entreprise souhaitant sécuriser son chiffre d’affaires et pérenniser son activité.