Piloter son restaurant par la data : quels indicateurs pour décider ?

“Trois indicateurs valent mieux que trente tableaux” : comment Basilic & Co pilote son réseau ?

Tous les restaurants produisent aujourd'hui une quantité considérable de données : chiffre d’affaires, tickets, ventes par produit, modes de consommation, horaires, marges, productivité … Mais disposer de données ne suffit pas. Le vrai sujet, pour un restaurateur ou une tête de réseau, c’est de savoir quoi regarder, à quel moment, et pour prendre quelle décision.

Chez Basilic & Co, Fabrice Fruoco, ancien directeur général du réseau et désormais consultant, a fait de la data un outil de pilotage quotidien. Son approche montre une chose essentielle : en restauration, la donnée ne remplace pas l’intuition terrain. Elle permet de la confirmer, de la nuancer ou parfois de la remettre en question.

Basilic & Co, en bref :
Réseau de franchise spécialisé dans la pizza de terroir. Fabrice Fruoco y entre en avril 2022 comme directeur des systèmes d'information, avant d'en devenir directeur général deux ans plus tard. Ancien DG du réseau, il met aujourd’hui son expérience de la data et du pilotage au service des restaurateurs en tant que consultant. Un profil rare dans le secteur : issu de l'industrie, pas de la restauration.

Le problème : beaucoup de données, peu de décisions.

Dans de nombreux restaurants, la donnée existe déjà. Elle est présente dans la caisse, les outils de commande, les plateformes de livraison, les exports comptables ou les fichiers de suivi. Mais elle est souvent dispersée, retraitée à la main, difficile à comparer d’un établissement à l’autre ou disponible trop tard pour être vraiment utile.

Résultat, les mêmes difficultés reviennent régulièrement :

• “J’ai beaucoup de données, mais je ne sais pas quoi regarder.”
• “Je perds du temps à exporter, recouper, vérifier.”
• “Je veux une vision simple pour décider.”

C’est exactement ce que Fabrice Fruoco constate en arrivant chez Basilic & Co. Issu de l’industrie, il découvre un secteur où la donnée est bien présente, mais encore peu structurée pour le pilotage quotidien.

« Je me suis dit : mais la data, elle est où ? Qu’est-ce qu’on en fait ? Je viens de l’industrie, j’ai été biberonné à la data, au dashboard, au weekly. »

À ce moment-là, le réseau fonctionne avec plusieurs systèmes de caisse, des fichiers Excel consolidés à la main et un pilotage principalement centré sur deux éléments : l’évolution du chiffre d’affaires et les meilleures ventes produit.

Des informations utiles, mais insuffisantes pour arbitrer finement une carte, un planning, un canal de vente ou la performance d’un point de vente.

Alors, comment transformer toutes ces données pour en tirer le meilleur et les rendre vraiment utiles ?

La méthode repose sur quatre étapes, qu'on va développer ensemble : centraliser l’information pour la fiabiliser, comprendre les bons indicateurs, les traduire en décisions concrètes et automatiser les tâches chronophages pour gagner du temps.

1. Centraliser : une seule source de vérité

Avant tout tableau de bord, il faut une donnée interprétée de la même façon partout. C’est la condition de départ pour éviter les retraitements manuels.

Fabrice ramène alors de son passé dans l’industrie un principe qui s'applique parfaitement en restauration :

« Garbage in, garbage out : si j'ai de la donnée pourrie en amont, j'aurai de la donnée pourrie en sortie. Il y a un gros travail à faire en amont sur les outils métiers, parce que derrière, c'est un vrai gain de temps. »

2. Comprendre : quoi regarder, et quand

Un tableau de bord n'est pas fait pour être exploré des heures : il répond à une question précise à un moment précis.

Trois indicateurs clés et des axes d'analyse précis

Inutile de multiplier les métriques. Le pilotage repose sur trois piliers fondamentaux : le chiffre d'affaires (à périmètre constant), le ratio matière (fiches recettes à jour) et la masse salariale (heures pointées vs CA).

« On n'invente pas des KPIs. Les KPIs sont les mêmes pour tout le monde. C'est en fonction de la problématique de chaque établissement, de chaque tête de réseau, qu'on vient les affiner. »

Ce qui fait la différence, c'est la capacité à descendre dans le détail pour identifier l'origine d'un écart :

« Mon CA peut paraître bon au global. Mais quand je le découpe par mode de consommation, je peux m'apercevoir que ma livraison se casse la figure. (...) L'idée, c'est de partir de très haut, d'avoir une overview, puis d'affiner le détail. »

Les axes prioritaires à croiser :

• Par mode de consommation (sur place, emporté, livraison) ;
• Par item et marge brute (distinguer volume et rentabilité) ;
• Par quart d'heure (croisé avec le staffing) ;
• À périmètre constant (comparer l'activité réelle, hors ouvertures récentes).

3. Décider : trois arbitrages que l'intuition seule ne permet pas

Trois situations concrètes où le croisement des données a permis de trancher contre une fausse intuition terrain.

Les horaires d'ouverture

L'intuition pousse souvent à des choix binaires (ouvrir ou fermer l'après-midi). L'analyse au quart d'heure permet des arbitrages bien plus fins :

« Ce qui est très agréable, c'est de regarder au quart d'heure près. On peut être très fin : je ne ferme pas à 14h, je ferme à 14h30, parce que j'ai quand même des commandes qui arrivent après 14h. »

Constat chez Basilic & Co : fermeture les après-midis en semaine, mais maintien de l'ouverture le week-end où la demande était bien réelle.

La carte et la saisonnalité

Vérifier les ventes réelles évite de supprimer trop vite un produit. Les équipes voulaient par exemple retirer les gratins de la carte l'été, croyant à un effondrement des ventes :

« Quand on regarde les stats de vente, on constate effectivement une légère baisse liée à la saisonnalité. Pour autant, il y a une grosse demande (...) Et quand on présente ça aux équipes, la réaction c'est : ah bah ouais, je me suis planté, je pensais qu'on n'en vendait quasiment pas. »

Résultat : le plat est resté à la carte, avec une recette adaptée à la saison.

La performance des équipes

Isolé, un manager évalue son équipe selon son propre ressenti. Comparer des points de vente similaires permet d'objectiver la réalité :

« Quand je regarde un restaurant de taille identique, avec un CA identique, dans une ville similaire, avec un staff identique, on s'aperçoit que non : ton équipe ne sous-performe pas. Elle sous-performe de ton prisme à toi. »

4. Gagner du temps : la partie invisible

Le bénéfice le plus immédiat n'est pas analytique, il est opérationnel. Centraliser les données supprime une série de manipulations quotidiennes : plus de fichiers consolidés à la main, un contrôle de caisse fait au moment de la clôture plutôt qu'en fin de mois, des exports fiscaux et comptables générés directement plutôt que reconstruits.

L'effet secondaire est celui qu'on anticipe le moins : il change la fiche de poste de ceux qui produisaient les reportings.

« Quand tu donnes tous les matins un dashboard déjà construit à quelqu'un qui passait plusieurs jours à le préparer, sa plus-value est maintenant dans l'analyse de la donnée et dans la prise de décisions. Les gens étaient demandeurs, la réaction c'est plutôt : pourquoi on n'a pas eu ça avant ? »

Aujourd’hui, ces tableaux de bord ne servent plus seulement au manager en point de vente : ils sont aussi utilisés par la tête de réseau pour piloter, comparer et arbitrer.

« J'extrapole tout, je l'utilise même dans le fonctionnement de ma tête de réseau. Tous mes services sont biberonnés à la data en interne. »

Ce que la donnée ne fait pas

Un tableau de bord reste un outil d’aide à la décision. Il ne remplace ni l’expérience terrain, ni le contexte du jour.

Une prévision de chiffre d’affaires ne voit pas forcément le camion de chantier devant la terrasse, la météo imprévue ou l’événement local qui modifie la fréquentation. Elle donne une tendance, que le manager doit ensuite interpréter.

Même vigilance côté management : un dashboard ne doit pas devenir un outil de contrôle permanent. Si chaque écart déclenche immédiatement une demande d’explication, la donnée perd sa valeur. Elle doit rester un support de discussion factuelle, pas un tribunal.

Le bon équilibre tient en trois réflexes : valider une intuition par les chiffres, utiliser les tableaux de bord pour ouvrir le dialogue, et construire une culture data qui complète l’expertise terrain sans la dévaloriser.

« Quand on travaille dans un point de vente, on connaît son restaurant, l'intuition est là. Mais quand on ne vient pas du milieu, on n'a pas ce feeling acquis pendant des années. L'intuition va alors être basée sur les données qu'on lui donne. »

Ce qu'il faut retenir

La donnée ne remplace pas l’intuition terrain : elle l’objective et permet d’aligner tout le monde sur une même lecture.

Pour commencer, inutile de multiplier les tableaux. Trois indicateurs bien cadrés (chiffre d’affaires, ratio matière, masse salariale) suivis régulièrement et comparés à périmètre constant, valent mieux que trente KPIs que personne n’ouvre.

Pour aller plus loin et utiliser la data comme un pro : Intuition vs réalité : comment la data révèle ce que vous ne voyez pas ?

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