Le débat : privilégier des logiciels de gestion de caisse avec ou sans engagement en restauration ?

Par Clément-Baptiste Algans | 4/04/2022 | 8 minutes de lecture

En tant que restaurateur, c'est un des choix les plus importants que vous allez devoir faire. Avoir un bon logiciel de caisse est déterminant pour votre entreprise et va à la fois vous faire gagner du temps mais aussi de l'argent !

Vous avez certainement dû vous demander LA question que tout le monde se pose : qui de l'oeuf ou la poule est arrivé en premier ? Et vous vous êtes sûrement aussi déjà posé cette deuxième question : "dois-je privilégier un logiciel de caisse avec ou sans engagement ?" ! Ça tombe bien nous allons vous donner pas mal de pistes pour répondre à ces questions ensemble !

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Quelle solution de caisse choisir ?

Grâce à votre logiciel de caisse, vous allez gagner un temps précieux. Et vous l'aurez compris, ce n'est pas un choix à faire à la légère.

Se poser les bonnes questions

Avant tout, réfléchissez à l'avenir et à la gestion de votre restaurant en vous posant les bonnes questions : de quelles fonctionnalités avez-vous besoin au quotidien pour le bon fonctionnement de votre restaurant ? À la fois aujourd'hui mais aussi demain, si vous comptez ouvrir 2 ou 20 restaurants. Travaillez-vous avec des plateformes de livraisons ? Prenez-vous les réservations ? Avez-vous besoin d'un outil pour gérer vos stocks ? Souhaitez-vous accéder aux statistiques de votre restaurant ? Pouvoir visualiser facilement le plan de votre salle ? Avoir un outil qui permet la gestion du click&collect ?

Un ensemble de questions auxquelles vous devrez répondre pour trouver le logiciel qui correspondra le mieux aux besoins de votre restaurant.

Pour bien gérer votre restaurant vous aurez besoin d'un outil de caisse sûr et efficace. Plusieurs facteurs vont rentrer en compte : les fonctionnalités qu'il propose, le budget dont vous disposez, la taille de votre/vos établissement(s) et bien d'autres encore.

Le but d'un bon logiciel de caisse est d'automatiser et faciliter les tâches du quotidien, de cela en découlera une bonne organisation de votre restaurant, et cela se ressentira obligatoirement au sein de votre/vos équipe(s) et vis-à-vis de vos clients.

Quelques conseils pour bien choisir sa caisse

Habituellement, dès lors qu'un professionnel de la restauration s'installe il/elle reçoit énormément de sollicitations de la part de représentants et commerciaux souhaitant présenter leurs logiciels de caisse et gestion.

  • Vous l'aurez compris donc, la première étape et la plus importante est de bien définir vos besoins en amont pour pouvoir choisir la solution la plus adaptée et éviter de céder aux commerciaux de plus en plus compétitifs et aggressifs sur le marché, qui vous empêcheront de bien réfléchir en amont à vos besoins en vous faisant miroiter des offres alléchantes !

  • Pour être sûr de ne pas vous tromper dans ce choix, n'hésitez pas à demander des démonstrations ou, mieux encore, de pouvoir essayer le logiciel pour bien vous rendre compte de ses options, du temps que vous pourriez gagner, de la précision dans le suivi de commandes, de stocks, de vos réservations, etc... grâce à celui-ci.

  • Renseignez-vous sur le matériel fourni avec ou non, comme la tablette, la caisse enregistreuse... Quels équipements devrez-vous acheter de votre côté, quel matériel sera compris avec le logiciel ? Ces surcouts ne sont pas négligeables et rentreront dans vos dépenses finales.

  • Vérifiez les avis du SAV et ne pas avoir à contacter les différents services des applications de livraisons à domicile . On connait tous l'enfer d'avoir un soucis technique en plein rush et de ne pas être épaulé correctement ou renvoyé d'interlocuteurs en interlocuteurs...

  • Listez vos besoins en solutions complémentaires. Pour une utilisation fluide et pratique, différents outils digitaux doivent être directement intégrés sur une seule et même interface, ce qui vous évitera de vous y perdre et vous fera gagner en rapidité et efficacité. Cela sous entend qu'il devra intégrer un système permettant de regrouper sur un seul support et un seul écran, toutes les fonctionnalités de caisse, gestion et réservations mais aussi les différentes plateformes de livraisons à domicile les plus connues.

Enfin, n'hésitez pas également à poser des questions à d'autres restaurateurs qui utilisent déjà les logiciels en question (rien ne vaut l'avis d'autres utilisateurs), vous aurez ainsi un retour d'expérience intéressant par rapport à votre établissement !

Quels sont les avantages et inconvénients d'une caisse avec engagement ?

Les avantages

Comme son nom l'indique un logiciel avec engagement sous entend que vous êtes "engagé". On parle donc d'un abonnement en continu, payable au mois ou à l'année.

Un des avantages de celui-ci et qu'une fois votre solution choisie, vous vous engagez sur une période. Qui dit engagement dit que votre abonnement se poursuivra automatiquement. C'est parfois rassurant de se sentir accompagné sur la durée !

Autre avantage, le prix peut souvent être négocié, de manière logique l'offre est souvent plus intéressante pour un logiciel avec engagement. En effet, le prix est calculé sur une certaine durée car l'entreprise est certaine que vous allez rester chez elle la durée de votre engagement. Il faut toutefois faire attention que cette offre ne soit pas trop belle car, comme toute opportunité trop alléchante cela cache parfois des pièges !

Offre avec ou sans engagement en restauration ?

Les inconvénients

Avec un engagement, si vous vous rendez compte après un mois d'utilisation que ce logiciel de gestion ne correspond pas à ce que vous souhaitiez et ne vous convient plus, vous serez tout de même obligé de continuer de payer ce service... et parfois pendant des années !

Et comme tout engagement il est souvent compliqué de le résilier. Cela n'est pas à prendre à la légère. Tenir un restaurant n'est déjà pas une mince affaire et vous lancer dans des démarches compliquées de résiliation n'est pas votre priorité. Le but d'un bon logiciel de caisse n'est pas de vous créer des tâches ou des soucis supplémentaires mais bien de vous soulager au quotidien.

En effet, vérifier les closes de fin de contrat : vous débutez, certains ont l'habitude d'appâter le restaurateur aux aguets et de faire miroiter des offres dont vous ne pourrez pas vous soustraire une fois le contrat signé.

Dernier inconvénient de cette solution, avec un engagement, vous devez être certain que le logiciel choisi correspond à 100% à vos besoins avant de travailler avec. Vous devez aussi vous assurer que le SAV sera disponible si vous en avez besoin (n'hésitez pas à consulter les avis sur internet !) et que l'entreprise ne sera pas injoignable pour répondre à vos questions ou régler certains problèmes. Une fois leurs clients engagés, certains fournisseurs sont moins réactifs et joignables que d'autres qui souhaiteront être au maximum présents pour garder leurs clients.

Aussi, vérifiez bien que tout est "clé en main" car une offre qui peut paraitre alléchante au début l'est beaucoup moins si vous devez ajouter de nombreuses solutions additionnelles au fur et à mesure du développement de vos activités.

Quels sont les avantages et inconvénients d'un logiciel sans engagement ?

Les avantages

Proposer un outil sans engagement sous entend accepter que son client puisse être volatile. Avec un logiciel sans engagement vous pouvez partir quand vous le souhaitez, car il peut être restitué à tout moment. Cela pousse les développeurs à innover, comme nous l'avons dit plus haut, les clients ne sont pas acquis donc le service support/commercial est souvent plus à l'écoute et plus réactif. C'est également un modèle particulièrement adapté aux activités saisonnières.

Le fournisseur fait plus d'efforts, le but étant de conserver ses clients. Si le logiciel ne fait pas ses preuves, s'il n'est pas pratique ou ne possède pas les bons outils, le restaurateur l'abandonnera.

D'autre part, les fournisseurs de logiciels sans engagement sont plus flexibles, et s'adapteront mieux à vos suggestions et à vos besoins car leurs clients sont précieux et ils souhaitent les garder le plus longtemps possible.

Aussi, cela vous permet vous en tant que restaurateur, de tester plusieurs logiciels ou de suivre à court terme l'évolution de vos établissements : peut-être que dans les premières années, vous préférez rester indépendant puis qu'il faudra réfléchir à d'autres solutions d'encaissement si vous vous déployez en franchise !

Les inconvénients

Cela dépendra du ressenti de chacun mais avec un logiciel sans engagement certains pourront peut-être éprouver un sentiment de "non appartenance" qui ne leur plaît pas, d'insécurité de ne pas être engagé, de ne pas créer de lien fidèle ou de ne pas "compter" pour son fournisseur ; en France, on adore être abonnés !

Au contraire, cela pourra être un sentiment rassurant chez d'autres qui justement se sentiront libres et auront en quelques sortes le pouvoir de se faire entendre et de partir quand ils le souhaitent lorsque la solution ne leur conviendra plus ou simplement que leurs priorités auront changé.

Autre point bien sûr, si les logiciels sans engagements sont de plus en plus compétitifs en terme de tarifs, souvent équivalent à ceux avec engagement, il reste une somme incompressible d'installation, de formation et d'achat du matériel qui est parfois à des tarifs moins avantageux que si vous vous engagez sur 3 ou 5 ans. À vous de faire vos calculs !

On choisit quoi ?

Bien sûr nous vous conseillons de choisir l'offre la plus judicieuse et qui correspond le mieux à votre restaurant, qui sera la plus adaptée à votre gestion et à votre offre de restauration : cela dépend de chacun !

Mais pour nous, nous mettons un point d'honneur à vous proposer des solutions sans engagements, pour vous garantir un SAV réactif, des mises à jours régulières, une satisfaction client de plus de 90% et la possibilité de grandir et d'évoluer à vos côtés, sans vous sentir bridés ou "enchainés" à un abonnement quelconque !

On est sûrs de notre solution, sûrs de notre équipe d'installation et de support, donc sûrs que vous resterez :)

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