5 conseils pour optimiser la gestion de son restaurant

De nombreuses personnes rêvent d'ouvrir un jour leur établissement, que ce soit parce qu'ils veulent régaler leurs amis, qu'ils adorent cuisiner, ou simplement parce qu'ils souhaitent se lancer dans l'entrepreneuriat. Mais attention, même si vous n'avez pas besoin de diplômes spécifiques, être restaurateur est un vrai métier !

En effet, la gestion d'un restaurant demande de nombreuses compétences, ainsi que -vous vous en doutez- beaucoup de temps et d'investissement. Pour que votre projet soit une réussite, se démarque de vos concurrents et perdure dans la durée, vous devrez y consacrer beaucoup d'efforts. Tout repose sur une bonne gestion de votre établissement : plus vous serez organisés, plus vous aurez de chances d'augmenter votre chiffre d'affaires et d'améliorer votre efficacité, ainsi que celle de votre personnel.

Optimiser la gestion de votre restaurant est primordial, que ce soit pour offrir à vos clients un service de qualité, pour vous dégager du temps (et ainsi vous consacrer davantage au développement), pour augmenter votre chiffre d'affaires, mais aussi pour le confort et la productivité de vos employés.

Pour vous aider dans cette tâche, nous avons préparé pour vous 5 conseils qui vous permettront d'améliorer et d'optimiser la gestion de votre restaurant de manière efficace !

1- Investir dans un bon logiciel de caisse

Avoir un restaurant signifie devoir effectuer de nombreuses tâches différentes au quotidien. C'est en partie toutes ces missions répétitives qui prennent le plus de temps et le plus d'énergie. Et bonne nouvelle, nous avons une solution pour vous ! Fini les logiciels qui ne s'occupent que de l'encaissement, une vraie révolution est en route depuis quelques années -on ne vous dira pas le contraire !

Les logiciels de caisse sur tablette, comme Zelty, offrent de nombreuses fonctionnalités qui deviendront vos véritables alliés au quotidien, notamment :

• Un gain de temps et d'espace considérable. En effet, une tablette prend très peu de place, contrairement à une caisse enregistreuse classique, et se fond parfaitement dans le décor. Vous pouvez également la déplacer à votre guise en fonction de vos besoins et de l'agencement de votre établissement.

• Une installation et une prise en main simples et rapides. Ainsi, vous pouvez former vos employés rapidement à son utilisation, pensée pour être la plus intuitive possible. Encore une fois cela vous fera gagner un temps précieux.

• Une uniformité des processus. Si vous possédez plusieurs enseignes, utiliser un logiciel de caisse unique pour tous vos établissements peut s'avérer extrêmement utile. En effet il vous assurera une qualité constante et un fonctionnement uniforme dans tous vos restaurants (et par la même occasion, une qualité identique et permanente).

• Une gestion centralisée : grâce à un logiciel de caisse sur tablette, vous pourrez centraliser plusieurs des actions avec entre autres les commandes et les livraisons. Vous vous doutez bien que cela représente un gain de temps et d'organisation énorme car toutes les informations sont regroupées au même endroit, votre efficacité ne peut être que décuplée !

• Une optimisation maximale des différentes strates de l'entreprise. Grâce à tous ces outils, tous les niveaux de votre restaurant seront optimisés et améliorés.

• L'ajout d'applications complémentaires pour vous aider sur des tâches supplémentaires, par exemple, dans la gestion des stocks, la prise de réservations, la relation client, la comptabilité, etc.

Choisir son logiciel de caisse : plutôt sur tablette ou traditionnel ?

2- Pouvoir piloter à distance son restaurant

C'est notamment grâce à votre logiciel de caisse sur tablette que vous allez pouvoir piloter votre restaurant à distance. En effet, avoir un restaurant c'est aussi devoir courir un peu partout, ce qui n'est pas réellement possible, et c'est bien normal ! Et bonne nouvelle, avec les logiciels de caisse (et notamment Zelty), cela est possible depuis une seule et même interface !

• En effet, vous pouvez vous connecter à distance depuis n'importe quelle tablette ou téléphone pour accéder à vos données. Pour cela, il vous suffit d'avoir une connexion internet, d'entrer vos identifiants sur votre back office, et hop, vous êtes connectés à votre caisse ! Ce n'est pas magique, ça peut-être ?! Et croyez-nous, cela peut changer votre vie !

• Toutes les informations dont vous avez besoin sont à votre disposition n'importe où, n'importe quand. Pas besoin de vous déplacer sur place ou de passer par Pierre, Paul, Jacques pour avoir l'info, tout est à portée de main ! Niveau gestion, vous serez au top avec un outil comme celui-ci.

• La numérisation des processus est très importante dans notre société, nous en sommes tous témoins. Tout est maintenant connecté, et vous devez vous assurer d'être à la pointe si vous souhaitez perdurer et vous démarquer de vos concurrents.

Pouvoir piloter à distance son restaurant sous-entend aussi que les normes de sécurité sont plus élevées et donc, vous évitera des mises à jour coûteuses ou des pannes de systèmes. Rien de pire pour perturber tout un service (voire même vous empêcher d'ouvrir !).

3- Avoir accès à l'IA/la data pour rentabiliser ses marges et ses coûts

Vous l'avez compris, la technologie va être l'une de vos principales alliées pour optimiser la gestion de votre restaurant. Et comme nous l'avons dit un peu plus haut, nous assistons à une véritable révolution en matière de technologie ces dernières années et ce n'est pas fini... L'intelligence artificielle et la data possèdent un potentiel énorme dont il serait dommage de vous en passer. Grâce à ces outils, vous pourrez par exemple :

• Assurer une gestion efficace des coûts avec un accès en temps réel aux coûts des matières et à la marge brute réelle (à savoir que les coûts liés aux matières premières représentent une des plus grandes parts des dépenses des restaurateurs). Des solutions existent pour vous permettre d'optimiser cela, ce qui aura ensuite une incidence sur votre chiffre d'affaire, vu que vous pourrez gérer au mieux vos marges.

• Mieux gérer et comprendre vos stocks, en bénéficiant d'une analyse des écarts de stocks et des pertes qui permet de déceler les anomalies et d'optimiser vos marges.

• Générer automatiquement les commandes aux fournisseurs, ce qui vous permet d'éviter le gaspillage et le sur-stockage (surtout que la place c'est souvent ce qui manque dans un restaurant), et par la même occasion d'éviter les ruptures de stock donc les changements de dernières minutes (chose que tout le monde déteste et qui n'aide en aucun cas à avoir une bonne organisation).

• Avoir une vision claire sur le moment présent et sur l'avenir et donc de mieux prévoir vos ventes grâce à la prise en compte de plusieurs données qui sont de précieux paramètres pour vous permettre d'augmenter votre chiffre d'affaires.

Et tout cela, quelque soit l'expérience de vos employés, aucun besoin qu'ils aient fait des études de gestion ou de comptabilité !

4- Optimiser la prise de commande

Au moment du rush, vos équipes peuvent vite être débordées par toutes les tâches à accomplir. L'une de vos priorités va donc être de rendre cela le plus fluide et efficace possible pour eux mais aussi pour rendre l'expérience client la meilleure possible. Cela passe notamment par un moment clé pour la suite : la prise de commande.

Plusieurs solutions pour optimiser la prise de commande s'offrent à vous :

• Les bornes de commande : celles-ci vont permettre de fluidifier le service. Elles se présentent sous forme d'un écran tactile de grande taille disposé dans votre restaurant. Ces bornes vont donner l'occasion à vos clients de passer commande directement depuis la plateforme digitale sur l'écran. Ils pourront consulter votre menu et toutes les informations que vous aurez choisi de leur partager. De cette manière, ils seront autonomes tout en interagissant avec le restaurant pour passer leur commande comme ils le souhaitent. Pendant ce temps, vos employés pourront alors se concentrer sur d'autres tâches et commencer à préparer les plats.

• Les QR codes : les QR codes sont des codes-barres à deux dimensions que le client flash à l'aide de son téléphone portable. Une page va alors s'afficher avec votre menu. Une fois encore, cela rend le client autonome. Il pourra consulter les plats à son rythme avant même que le serveur n'ait eu le temps de lui amener une carte. Cela améliore son expérience, le personnel peut se concentrer encore un peu plus sur la qualité du service qui sera d'autant plus fluide et efficace.

• Le click and collect : c'est un système qui a explosé pendant le COVID et qui permet aux personnes de passer leur commande n'importe où où ils se trouvent, depuis votre site internet en choisissant l'heure de retrait. Ils récupèrent leur commande en arrivant, ce qui limite leur temps d'attente et facilite l'organisation en cuisine.

• Les logiciels de caisse sur tablettes : grâce à ces outils complémentaires, la prise de commande peut s'effectuer sur des télécommandes qui transmettent l'information directement sur des écrans en cuisine et sur le logiciel de caisse lors de l'encaissement. Cela limite les risques d'erreur mais surtout améliore l'efficacité à tous les niveaux.

• Avoir un menu clair et bien former son équipe : c'est peut-être la base, mais il est tout de même utile de le rappeler. Votre menu doit être clair, que ce soit pour vos clients ou pour vos employés. N'hésitez pas à produire des fiches techniques pour simplifier la commande et à fournir des explications avant le service aux équipes pour qu'ils ne soient pas perdus si un client a une question spécifique.

5- Les formations et la motivation du personnel

Le personnel est le cœur de votre établissement et assure son bon fonctionnement. Sans eux, pas de service, pas de cuisine, donc pas de restaurant... Ils sont à la base de l'expérience client. Vous devez donc vous assurer de leur motivation, mais aussi qu'ils soient formés correctement et à la hauteur des attentes de la clientèle. Pour cela, vous pouvez :

• Leur proposer des formations. Il en existe de nombreuses, que ce soit en présentiel ou, encore plus pratique, en ligne ! Elles sont toujours très utiles et permettent à vos équipes de se perfectionner ou même d'acquérir de nouvelles compétences. De plus, ils se sentiront privilégiés de pouvoir apprendre grâce à leur employeur. À noter que si vous n'avez pas le temps, nous proposons des formations sur site pour apprendre à utiliser au mieux le logiciel de caisse Zelty à vos employés !

• Les encourager. On apprécie tous lorsque quelqu'un nous encourage et nous félicite pour notre bon travail, cela donne envie d'être encore plus efficace, alors n'hésitez pas à le faire avec vos équipes !

• Leur offrir plusieurs outils à leur disposition. Nous avons vu de nombreuses solutions ensemble dans cet article, il ne vous reste plus qu'à les mettre en place ! Avoir les bons outils aide dans toutes les tâches quotidiennes d'un restaurant et encourage à mieux faire.

• Leur créer un groupe de discussion pour pouvoir échanger avec eux sur les nouveautés, les formations à venir, les problèmes rencontrés (sans pour autant les harceler bien sûr). L'échange avec vos employés doit être une de vos priorités. N'hésitez pas également à leur proposer des repas d'équipe ou des activités qui leur permettront de mieux se connaître, faciliteront l'échange et renforceront la cohésion du groupe.

Vous avez à présent toutes les clés en main pour améliorer et optimiser la gestion de votre restaurant au quotidien ! Pour cela, vous l'avez compris, un logiciel de caisse adapté à vos besoins est indispensable pour votre établissement et votre organisation. Servez-vous des outils technologiques à votre disposition pour distancer vos concurrents, améliorer votre chiffre d'affaires et assurer une expérience client à la hauteur de leurs attentes !