La gestion d’un restaurant est comme celle de toute entreprise. En effet, la base de la réussite se traduit par une parfaite gestion à 360°. C’est évidemment un objectif vers lequel tendent les restaurateurs.
Mais en pratique, y parvenir peut s’avérer compliqué, à moins d’utiliser les bons outils. Plusieurs logiciels de gestion de restaurant existent pour venir en aide aux gérants dans la gestion de leur entreprise.
Cependant, comment choisir la meilleure solution logicielle de gestion de restaurant parmi les nombreuses plateformes de bonne qualité disponibles sur le marché ? Pour vous aider à faire le bon choix, nous vous présentons tous les éléments à prendre en compte.
Un logiciel de gestion de restaurant : à quoi cela sert-il ?
Les logiciels de gestion de restaurant permettent de piloter l’activité simplement. Une solution vous permettra ainsi de gérer, par exemple :
- La prise de commande ;
- L’organisation du service ;
- Le plan de salle ;
- Les réservations ;
- La livraison ;
- La satisfaction client ;
- Les stocks ;
- Les ressources humaines...
L’objectif du logiciel de gestion de restaurant est donc de centraliser les activités du restaurant pour en faciliter la gestion. Les restaurateurs y gagnent en efficacité et en productivité.
C’est également un moyen simple pour identifier les éléments de la chaîne qui ne fonctionnent pas correctement et en comprendre les raisons. C’est par conséquent un outil intéressant pour améliorer la productivité et la rentabilité d’un restaurant.
Attention, la notion de gestion de restaurant peut recouvrir différents sens. De nombreux logiciels sont proposés sous cette désignation, sans pour autant recouvrir les mêmes fonctionnalités.
Ils sont généralement divisés en deux catégories : la gestion back office (tout ce qui va concerner l’arrière-cuisine) ou la gestion front office (tout ce qui concerne la caisse, les ressources humaines ou encore la satisfaction client).
Il n’existe pas à l’heure actuelle de solution permettant de gérer à la fois le back office et le front office. Pour y voir plus clair et faire le bon choix, voici un comparatif des différentes familles de logiciels que vous pouvez trouver.
Les solutions back office
Les logiciels back office s’intéressent à tout ce qui concerne l’arrière-cuisine. Ils peuvent notamment faciliter la gestion de plusieurs éléments, tels que :
- La gestion des approvisionnements et des fournisseurs : comparaison des tarifs et prestations, suivi de l’évolution du prix des matières premières, suivi des commandes, etc.
- La production en cuisine ;
- Les stocks ;
- Le respect des règles d’hygiène ;
- Les recettes : création de fiches recettes, meilleure gestion des recettes et sous-recettes pour s’assurer de toujours disposer des stocks nécessaires à leur préparation, etc.
- La gestion des déchets...
Ils représentent ainsi une aide précieuse pour mieux gérer tout ce qui se passe au niveau des cuisines. Le restaurateur a une vision précise de l’état de ses stocks, des commandes à passer, du coût de revient de chaque recette, etc. Il profite d’un véritable gain de temps et d’une meilleure productivité.
Les solutions front office
Les logiciels front office vont quant à eux permettre de gérer tout ce qui concerne la caisse, les clients et les salariés :
- Caisse connectée ;
- Commandes en ligne ;
- Fidélité ;
- CRM (Gestion de la relation client) ;
- Gestion des équipes...
Les fonctionnalités proposées sont ainsi très différentes de celles disponibles avec un logiciel back office. Là encore, l’objectif est d’assurer une meilleure productivité et rentabilité, mais ici avec une vision plus concentrée sur la caisse, la trésorerie, les ressources humaines et la satisfaction client.
C’est un excellent complément à un logiciel de comptabilité, il peut parfois même s’y substituer lorsque l’on opte pour un logiciel de gestion de restaurant proposant des fonctionnalités poussées pour la comptabilité.
Certains d’entre eux permettent ainsi de garder un œil en temps réel sur toutes les facturations, les sommes encaissées, les heures faites par les salariés, les dépenses effectuées, etc.
Front office ou back office : quelle solution choisir ?
Les logiciels back office et front office répondent à des besoins précis. Vous devrez donc opter pour l’une ou l’autre de ces solutions, en fonction de vos attentes. Vous pouvez également adopter deux solutions, une pour le back office et une pour le front office.
Celles-ci sont généralement capables de communiquer ensemble. Si vous recherchez une solution vraiment complète, vous aurez tout intérêt à choisir cette dernière option.
Cependant, il convient de préciser que les éditeurs de logiciels de gestion de restaurant ne proposent pas tous des solutions aux fonctionnalités identiques, même s’ils assurent habituellement une base commune comme la gestion des stocks pour le back office et la caisse pour le front office. La frontière est parfois poreuse de l’un à l’autre.
Ainsi, un logiciel orienté back office pourra également embarquer des fonctionnalités front office, et inversement. C’est pourquoi il est indispensable de ne pas s’arrêter à la simple désignation du logiciel et de bien détailler les fonctionnalités de chaque solution disponible, pour trouver celle qui permet de couvrir le mieux vos besoins spécifiques.
Plus globalement, avant d’opter pour un logiciel ou une application de gestion de restaurant, prenez le temps d’établir une liste détaillée de vos besoins. Un restaurant gastronomique avec peu de couverts et un effectif réduit n’aura pas les mêmes besoins qu’une chaîne d’établissements type restauration rapide.
Pensez également à la manière dont vous souhaitez pouvoir exploiter ces logiciels. Par exemple, avez-vous besoin d’un logiciel pour gérer vos restaurants à distance ? Souhaitez-vous une application qui permet de suivre en temps réel le travail de vos salariés, notamment si vous avez constaté des erreurs régulières dans le pointage ? Avec quels autres outils votre logiciel de pilotage de restauration devra-t-il être compatible ?
La plupart des solutions offrent une grande compatibilité, mais il est indispensable de bien vérifier ce point avant de réaliser un achat, ou même d’effectuer un essai qui aboutirait forcément sur un échec en cas de non-compatibilité.
Quels sont les avantages et inconvénients de ces systèmes de gestion ?
Les avantages d’une solution de gestion de restaurant sont nombreux, mais des inconvénients peuvent tout de même se présenter.
Les avantages
Voici les avantages principaux des logiciels dédiés au pilotage d’un restaurant :
- Des prévisions précises grâce au suivi en temps réel et à l’historique ;
- Moins d’erreurs de commandes, de caisse ou de facturation ;
- Flexibilité accrue : vous êtes plus réactif et vous pouvez aisément anticiper les flux, que ce soit en termes de stockage ou d’horaires des équipes ;
- Une communication plus efficace : moins d’erreurs et une meilleure organisation permettent d’éviter les conflits et de fluidifier la communication. Toutes les informations sont claires et accessibles ;
- Gestion des ressources humaines : horaires des salariés mieux organisés et facilement accessibles, moins d’erreurs sur les fiches de paie, vous limitez ainsi les retards, les absences et les risques de fraude ;
- Gestion des stocks : une gestion en temps réel des stocks disponibles pour mieux anticiper les commandes à prévoir. C’est également un véritable gain de temps pour réaliser les inventaires ;
- Réservation : les réservations peuvent être effectuées directement en ligne et sont enregistrées immédiatement ;
- Fidélisation : vous pouvez mettre en place un système de fidélisation des clients sans peine ;
- Qualité de l’offre : votre offre s’améliore drastiquement grâce à une meilleure gestion du back et du front office ;
- Analyse des ventes : vous suivez vos résultats en temps réel, vous savez précisément quels sont vos résultats sur une période donnée et vous pouvez même comparer ou croiser les résultats pour obtenir une analyse approfondie sur divers éléments clés ;
- Livraison et Click and Collect : gérez facilement depuis votre logiciel votre service de livraison et de click and collect : sitôt la commande préparée, elle est prête à être enlevée, tout est automatisé ;
- Back-office : l’équipe en cuisine sait toujours ce qu’elle doit préparer, dans quelles quantités et à quel moment, vous limitez de ce fait les erreurs, les pertes, et vous améliorez la qualité de votre offre ;
- Cloud : ces logiciels permettent de stocker les données dans le cloud, vous y accédez ainsi depuis n’importe quel support connecté, même à distance.
Les inconvénients
Les inconvénients présentés par ces logiciels sont moins nombreux et dépendent essentiellement du logiciel choisi. C’est pourquoi il est important d’être attentif au moment d’opter pour une solution ou l’autre.
Le coût du logiciel est le premier inconvénient à prendre en compte. Mais ce point négatif doit être relativisé. Pour commencer, l’offre sur le marché est suffisamment large pour s’adapter à tous les budgets.
Ensuite, un logiciel de gestion de restaurant efficace représente avant tout un investissement. Une solution performante vous aide à mieux piloter votre activité : moins d’erreurs, plus de productivité, meilleure satisfaction client... Autant d’éléments qui contribuent directement à augmenter votre chiffre d’affaires.
Il faut donc trouver le bon compromis entre vos capacités en termes de budget et la capacité d’un logiciel à répondre à vos besoins spécifiques. Pour vous aider à faire le bon choix, orientez-vous d’abord vers des solutions qui proposent d’obtenir une démo gratuite avant achat.
À ce titre, il faut être vigilant avec les logiciels à petit prix, souvent le faible coût est répercuté sur la qualité des services associés (pas de formation, peu ou pas de support technique, fonctionnalités importantes proposées en supplément...).
D’autres problèmes peuvent ainsi survenir par manque de rigueur du fabricant ou de communication avec lui : problèmes techniques, logiciel mal paramétré ou utilisé, difficultés à comprendre son fonctionnement...
Le manque d’accompagnement et de maintenance est fréquemment à l’origine des problèmes rencontrés par les restaurateurs lorsqu’ils investissent dans un tel logiciel. Le logiciel doit être compris et apprivoisé, c’est pourquoi une formation peut être nécessaire, pour vous comme pour vos équipes.
Il est également recommandé de s’orienter vers une entreprise qui proposera d’abord un audit pour comprendre vos besoins et qui vous fournira une solution adaptée.
Pour bien choisir votre logiciel de gestion de restaurant, vous devez dans un premier temps établir une liste précise de vos besoins. Il vous faudra ensuite comparer les différentes offres pour trouver le meilleur compromis entre votre budget et vos besoins.
Certains éditeurs de logiciels proposent de réaliser un audit, c’est véritablement la meilleure solution pour être assuré de profiter d’une offre réellement adaptée.
Au moment de faire votre choix, pensez également à vérifier que vous pourrez bénéficier d’une formation pour vous et vos équipes, afin de vous familiariser au mieux avec ce nouvel outil, et qu’un support technique est assuré.
Le meilleur logiciel est celui qui correspond à vos attentes, mais aussi celui que vous pourrez utiliser facilement et pour lequel vous bénéficierez d’un véritable accompagnement en cas de problème.
