Choisir votre logiciel de caisse enregistreuse est un choix déterminant pour votre restaurant. Bien au-delà de simplement effectuer les encaissements, un logiciel de caisse dispose de beaucoup plus d'options et de possibilités pour vous faciliter la vie et celle de votre entreprise.
En effet, plusieurs choses sont à prendre en compte. Vous devrez orienter votre choix en fonction de vos besoins, de ce que votre restaurant propose (livraisons, click & collect, etc.), de si vous possédez un ou plusieurs restaurants (possibilité de lier les caisses entre elles) et de nombreux autres critères encore qui pourraient être assurés par un logiciel de caisse performant, sans parler des options cachées (support inclu ou non, avec ou sans engagements)...
Vous l'avez compris, la gestion efficace de votre restaurant reposera sur ces différents éléments. C'est pour cela que nous avons sélectionné pour vous 10 fonctionnalités essentielles que devrait disposer votre logiciel de caisse enregistreuse !
1 - L'encaissement
C'est la base du logiciel de caisse. Encaisser les clients, générer des tickets de caisse, des notes de frais, pouvoir faire des paiements séparés etc : ces éléments sont essentiels pour votre activité et donc pour votre logiciel. Mais pas seulement, cette caisse enregistreuse est là non seulement pour encaisser, mais aussi pour rendre les encaissements plus fluides et rapides (l'expérience client est donc plus agréable et votre efficacité à son maximum).
2 - Gestion des tables
Fini la confusion entre les différentes tables, grâce à votre logiciel de caisse, vous pourrez générer votre plan de salle et le consulter à tout moment. Cette fonctionnalité se révèle très pratique pour associer les commandes aux bonnes tables et permet d'éviter toutes confusions. Vous aurez également la possibilité d'associer les réservations à une table précise. Terminées les erreurs de réservation, chaque table pourra être assignée à un groupe de personnes puis à leurs commandes grâce à votre logiciel.
3 - Gestion des commandes
La caisse enregistreuse est également là pour vous faciliter la prise de commande et le suivi du bon de commande. Un logiciel adapté vous permettra de relier et d'associer différentes télécommandes ou appareils pour que l'information passe directement et en temps réel entre le service, la cuisine et la caisse. C'est l'une des fonctionnalités les plus importantes de votre point de vente. On oublie les commandes sur des papiers volants, les erreurs/confusions d'écriture, le temps perdu en allers-retours entre la salle et la cuisine : une telle fonctionnalité vous fera gagner de précieuses minutes et, de nouveau, l'expérience client ne pourra être que meilleure.
Avec l'essor des services de livraison en ligne, on pensera également à la possibilité d'intégration de ces différents services (Uber Eats, Deliveroo...) dans le logiciel pour centraliser les informations et faciliter de nouveau le traitement des commandes, la mise à jour des menus, etc. Vous avez des outils performants complémentaires comme Zelty Delivery !
4 - Suivi des employés
Vous ne pourrez pas avoir l'œil partout sur votre activité et c'est bien normal ! On pense au suivi des employés sur les horaires effectués ou encore sur les erreurs de caisse voire la fraude avec les remises effectuées à des proches, les vols dans les stocks... Grâce à un logiciel de caisse compétent, vous aurez la possibilité de suivre les heures d'arrivée et de départ de l'équipe, leurs heures supplémentaires, leurs performances, mais également les éventuelles erreurs.
Cet outil vous facilitera la gestion et le suivi de vos employés, mais vous aidera également dans le calcul de leurs fiches de paie en fonction des heures réellement travaillées.
De plus, en paramétrant votre caisse correctement, chaque employé pourra avoir un accès personnalisé en fonction des tâches et rôles qu'ils possèdent. Cela est très important pour limiter les vols ou les remises qu'ils seraient tentés de faire à leurs amis ou à leur famille. Grâce à cet outil, un employé de caisse n'aura accès qu'aux encaissements et non aux remises ou à la réouverture des commandes clôturées, ce qui vous permettra d'avoir un suivi précis de l'activité de chaque salarié.
5 - Gestion multi-enseignes et multi-caisses
Une autre des fonctionnalités fondamentales d'un logiciel de caisse pour les franchises est la gestion multi-caisses ou multi-enseignes pour les franchises, par exemple. Qui dit multisites ou toutes autres franchises dit organisation particulière, qui peut vite s'avérer complexe. Facilitez-vous la vie avec un logiciel de caisse adapté qui permet de piloter votre franchise depuis un point centralisé en ayant accès à toutes vos données allant de votre chiffre d'affaires à l'état des stocks, au panier moyen, aux données clients... Depuis un tableau de bord unique, vous pourrez avoir accès à toutes les informations financières et statistiques dont vous avez besoin pour gérer au mieux vos différents établissements, d'où vous voulez. Et vous vous en doutez bien, pouvoir relier toutes vos enseignes sur un même logiciel devient un vrai atout de temps, mais aussi d'efficacité dans la gestion de votre entreprise et de son chiffre d'affaires.
D'autre part, en fonction de la configuration de votre restaurant, peut-être aurez-vous besoin de plusieurs caisses à l'intérieur de celui-ci. Encore une fois, il est très important que ces différentes caisses enregistreuses soient reliées entre elles pour avoir toutes les informations d'encaissement, de commandes d'une à l'autre et donc éviter les erreurs tout en optimisant votre temps.
6 - Sécurisation des transactions
Le paiement est le moment clé de votre cycle de vente ; vous devez vous assurer qu'il peut s'effectuer de manière simple, rapide et sécurisée. Une des choses les plus essentielles que l'on attend d'un logiciel de caisse est bien évidemment la sécurité des données, et notamment des transactions.
Vérifiez également que votre logiciel de caisse accepte la connexion directe (et sans fils) aux TPE, ce n'est pas le cas pour tous et c'est pourtant un point clé en restauration. Cette fonctionnalité vous fera gagner un temps précieux et surtout vous permettra d'éviter les erreurs de frappe au moment de l'encaissement ou pendant les périodes de rush.
7 - Disponibilité de différents paiements
Autre point clé au moment de l'encaissement, n'oubliez pas de vous assurer que votre logiciel de caisse prend en charge différents types de paiements, que ce soit les cartes, les espèces, les tickets restaurant etc. On pense également aux nouvelles méthodes de paiement, notamment les paiements sans contact ou par téléphone avec Apple Pay, par exemple.
Le but étant, encore une fois, de rendre les paiements plus fluides et simples pour les clients tout en évitant les erreurs...
8 - Des logiciels complémentaires directement intégrés
L'intégration d'applications complémentaires est aussi un critère important ! Pourquoi ? Tout simplement, encore une fois, pour vous aider dans la gestion de votre restaurant. On pense, par exemple, à l'actualisation des stocks en direct, à l'intégration des différentes plateformes de livraison (pour limiter, entre autres, les tablettes et avoir toutes les informations centralisées en un point), à des programmes de fidélité pour vos clients...
Des points stratégiques pour le service, la cuisine et une économie de temps non négligeable ! Chez Zelty, on met un point d'honneur à intégrer au mieux les acteurs #FoodTech du marché avec + de 50 partenaires aujourd'hui.
9 - Rapport et analyses
Les données sont l'une des choses les plus précieuses pour un restaurateur, que ce soit pour mieux gérer son restaurant, améliorer sa communication, adapter son offre... C'est pour cette raison qu'un bon logiciel de caisse doit pouvoir vous proposer la possibilité de visualiser les résultats de votre entreprise en temps réel sur un tableau de bord clair et précis : les marges, le chiffre d’affaires par jour/mois/année/établissements, les facturations, les données clients, les statistiques et performances de vos employés, etc. Ses rapports de suivi et de ventes sont primordiaux, car c'est grâce à cela que vous pourrez avoir un œil objectif sur votre entreprise, son évolution, ce qui vous permettra de mettre les choses en place pour atteindre réellement vos objectifs.
10 - Gestion des clients
Le dernier point, et pas des moindres, est que votre logiciel de caisse doit représenter un atout et une aide dans la gestion de vos clients. À tous les niveaux, que ce soit au moment de la réservation, du service ou du paiement, leur expérience doit être fluide et agréable.
Pour aller un peu plus loin, votre caisse enregistreuse peut proposer l'enregistrement de profils clients avec leur adresse e-mail, par exemple, pour pouvoir avoir une base de données qui vous servira à envoyer des actualités sur le restaurant, les nouveautés, proposer un programme de fidélité, offrir des remises, etc. Le suivi de la relation client pourra vous différencier de vos concurrents en vous démarquant par des petites attentions en fonction de leurs préférences que vous aurez pu enregistrer dans votre logiciel, par exemple.
En résumé, vous l'avez compris, votre logiciel de caisse doit représenter un gain de temps pour votre restaurant, que ce soit pour la prise de commande, pour les paiements, le suivi de vos données. Toutes ces fonctionnalités sont là pour optimiser la gestion et la performance générale de votre restaurant au quotidien et vous aider à atteindre vos objectifs.
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